Pengertian Perkantoran Modern Serta Prinsipnya

Pengertian Perkantoran Modern Serta Prinsipnya. Apabila kita mendengar perkataan perkantoran modern pastinya akan terbayang suatu bangunan kantor yang megah, bahkan gedung pencakar langit. Perkantoran modern juga sering digambarkan sebagai kantor yang segala kegiatannya serba dikomputerkan. Perubahan besar memang telah terjadi dalam lingkungan perkantoran. Geoffry Mills dkk. menegaskan dalam bukunya "Modern Office Management" bahwa teknologi gres terus mengalami kemajuan, terutama dalam bidang “komunikasi dan pengelolaan data". Berikut yaitu klarifikasi seputar pengertian Perkantoran Modern, Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern dan Efisiensi Perkantoram Modern.

Definisi Perkantoran Modern

Perkantoran modern yaitu suatu daerah yang mempunyai struktur bangunan besar dan sesuai tuntutan jaman yang mempunyai tata ruang yang baik, memakai alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat, dan mempunyai pegawai yang disiplin, profesional serta perilaku dan mempunyai contoh pikir yang baik, efektif dan efisien.

Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern

1. Menerima informasi. Contoh bentuk info yang diterima pada umumnya yaitu surat, panggilan telepon, pesan, faktur, dan laporan banyak sekali acara organisasi. Selain mendapatkan info yang masuk menyerupai itu, kantorpun memperoleh informasi.
2. Merekam informasi. Tujuan menciptakan rekaman yaitu semoga info sanggup disiapkan segera apabila administrasi memintanya. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan berdasarkan hukum, tetapi di samping itu, rekaman harus disimpan hanya untuk memenuhi kebutuhan administrasi dalam perencanaan dan pengendalian organisasi. Rekaman semacam itu mungkin mengatakan hasil negosiasi, transaksi, kegiatan, dan sebagainya contohnya korespondensi, pesanan, faktur, laporan keuangan, manajemen, rekaman stok, dan hasil analisis lainya.
3. Mengatur informasi. Informasi yang dikumpulkan oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama menyerupai pada waktu diberikan. Data dikumpulkan dari banyak sekali sumber yang berbeda, perhitungan harus dibuat. Kantor bertanggung jawab untuk memasok info dalam bentuk yang paling baik dalam melayani manajemen, yaitu suatu fungsi yang paling penting dan yang harus dijalankan oleh staf yang terlatih dengan baik. Contoh pengaturan info yaitu penyiapan banyak sekali macam laporan.
4. Memberi informasi. Jika administrasi meminta, kantor membagikan info dari rekamannya. Sebagian info yang didistribusikan bersifat rutin, sebagian lagi bersifat khusus, dan info sanggup diberikan secara verbal atau secara tertulis, contohnya instruksi, laporan perkembangan, anggaran dan lain sebagainya.
5. Melindungi Aset. Tugas kantor tidak akan terealisasi sepenuhnya jikalau terbatas hanya sekedar menerima, merekam, mengatur dan memberi info saja. Masih ada pelengkap tanggung jawab yaitu mengamati secara cermat dan melindungi hasil rekaman yang vital, mengamankan uang tunai yang harus disimpan di brankas atau di bank.

Efisiensi Perkantoram Modern

Ada 5 (lima) unsur sumber kerja sehubungan dengan efisiensi di dalam pelaksanaan perkantoran modern, yaitu:

1. Pikiran, untuk mencapai cara yang termudah;
2. Tenaga, untuk mencapai cara yang teringan;
3. Waktu, untuk mencapai cara yang tercepat;
4. Ruang, untuk mencapai cara yang terdekat;
5. Benda, untuk mencapai cara yang termurah;