Pengertian Rapat Serta Kegunaan Dan Cara Mempersiapkannya

Pengertian Rapat Serta Kegunaan Dan Cara Mempersiapkannya. Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan yang ada untuk memperoleh hasil yang telah disepakati bersama. Dengan adanya rapat, aneka macam duduk masalah sanggup dipecahkan Oleh alasannya itu, rapat merupakan salah satu kegiatan yang vital dalam suatu perusahaan dan memerlukan persiapan yang baik pula. Berikut ialah klarifikasi seputar pengertian rapat, cara mempersiapkan rapat dan kegunaan rapat.

Definisi Rapat

Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi tatap muka yang diselenggarakan oleh perusahaan untuk membicarakan, merundingkan dan tetapkan suatu kasus menurut janji bersama. Dengan adanya rapat, sanggup menuntaskan permasalahan-permasalahan yang terjadi.

Menurut Agus M. Hardjana menyatakan bahwa “rapat ialah pertemuan sejumlah orang di suatu daerah dalam jangka waktu tertentu, untuk membahas sesuatu hal secara bersama.”

Dalam Webster's New World Dictionary, rapat diartikan pertemuan orang-orang; suatu sidang yakni kumpulan orang-orang terutama untuk membahas atau tetapkan persoalan-persoalan.

Menurut The Liang Gie merumuskan rapat ialah pertemuan antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menuntaskan suatu kasus yang menyangkut kepentingan bersama.

Menurut Rumsari Hadi Sumarto dan Lukas Dwiantara rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan kasus tertentu.

Rapat merupakan pertemuan atau berkumpulnya minimal dua orang atau lebih untuk tetapkan suatu tujuan. Rapat juga sanggup dijadikan sebagai media untuk berkomunikasi antar insan atau pimpinan kantor dengan staffnya.

Rapat juga sanggup diartikan sebagai kumpulan sekelompok orang yang besifat formal dengan melibatkan empat orang atau lebih dengan tujuan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan keputusan, dan pertolongan motivasi.

Rapat (conference atau meeting ) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan. Kaprikornus rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat aneka macam permasalahan sanggup dipecahkan dan aneka macam budi organisasi sanggup dirumuskan.

Secara umum Rapat merupakan suatu bentuk proses berfikir bersama, menyelenggarakan suatu pertemuan untuk membicarakan suatu kasus yang menyangkut kepentingan bersama.

Langkah Mempersiapkan Rapat

1. Membuat daftar acara;
2. Membuat undangan;
3. Mempersiapkan materi rapat;
4. Mempersiapkan peralatan rapat;
5. Membuat catatan rapat;
6. Mengirimkan catatan hasil rapat;
7. Melakukan pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut.

Tujuan Rapat

1. Untuk memberi informasi. Artinya rapat yang bertujuan untuk memberikan penelasan ataupun isu kepada akseptor rapat.
2. Untuk melaksanakan kerja sama. Perusahaan sangat memerlukan kolaborasi yang solid baik itu antara sesama karyawan maupun dengan perusahaan lain. Contohnya rapat yang diselenggarakan oleh perusahaan yang bergerak dalam pembuatan pakaian berkeinginan untuk melaksanakan kerjasama dengan pabrik benang.
3. Untuk mengatasi permasalahan. Umumnya kegunaan rapat yaitu untuk memecahkan suatu permasalahan. Dalam mengatasi permasalahan tersebut diharapkan partisipasi aktif dari para akseptor rapat.
4. Untuk memenuhi peraturan. Perusahaan tertentu menciptakan kebijakan untuk melaksanakan rapat dalam periode yang telah ditentukan, hal ini harus dipenuhi biar perkembangan perusahaan tersebut sanggup terpantau.

Syarat Rapat

1. Suasana terbuka artinya setiap akseptor siap mendapatkan isu yang tiba dari siapa pun.
2. Berpartisipasi penuh artinya setiap akseptor aktif ambil bab dalam proses rapat tersebut.
3. Bimbingan dan kontrol artinya setiap akseptor selalu terkontrol dan terarah lantaran ada bimbingan dan pengawasan dari pemimpin rapat.
4. Ada argumentasi artinya di dalam mencari kebenaran bukan kemenangan yang diutamakan melainkan adanya argumentasi yang aktif dan baik.
5. Pernyataan singkat artinya penyampaian isu atau pertolongan jawaban dalam bentuk pernyataan yang singkat terang serta pribadi menuju sasaran.
6. Menghindari “klik” kelompok artinya jangan hingga suatu kelompok memonopoli pembicaraan dan memaksakan pendapat kepada kelompok lain, semua pihak memiliki hak mengeluarkan pendapat.
7. Ada kesimpulan artinya semua akseptor harus bisa menciptakan kesimpulan/keputusan yang diterima dan akan dilaksanakan bersama dengan penuh tanggung jawab.