Pengertian Arsip Serta Jenis Dan Fungsinya

Pengertian Arsip Serta Jenis Dan Fungsinya. Kata Arsip mungkin bagi anda sudah tidak abnormal lagi atau bahkan hampir setiap hari anda mendengarkannya. Apa yang dimaksud dengan Arsip. Nah pada potingan kali ini kami menjelaskan seputar Pengertian Arsip, Jenis Arsip dan Fungsi Arsip.

Definisi Arsip

Pengertian arsip di Negara kita (Indonesia), diatur dalam undang- undang Nomor 7 tahun 1971 perihal : KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN yang pada BAB 1 pasal 1 berbunyi sebagai berikut. Arsip ialah :

1. Naskah -naskah yang dibentuk dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan -Badan Pemeritahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan acara pemerintahan.
2. Naskah -naskah yang dibentuk dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Seperti dikutip dari wikipedia. Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 perihal Kearsipan, Arsip ialah rekaman acara atau bencana dalam banyak sekali bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibentuk dan diterima oleh forum negara, pemerintahan daerah, forum pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Secara Umum arsip ialah merupakan setiap catatan ( record /warkat ) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai materi komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu/formulir), kertas film ( slide , film strip, makro film), media komputer (pita, tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy dan lain - lain. 

Arsip sangat berbeda dengan materi pustaka yang terdapat dalam perpustakaan. Arsip mempunyai ciri khusus yang berbeda dengan materi pustaka diantaranya ialah arsip harus autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, informasinya utuh, dan menurut asas asal permintaan (principle of provenance) dan aturan orisinil (principle oforiginal order).

Jenis Arsip

1. Arsip Konvensional; contoh: arsip kertas
2. Arsip Media Baru; contoh: arsip micro film, kaset dll.

Fungsi Arsip

Dilihat dari fungsinya dalam penyelenggaraan manajemen pemerintahan sehari-hari, fungsi arsip dibagi atas “arsip dinamis” dan “arsip statis” (pasal 2 UU No 7 tahun 1971).

1. Arsip Dinamis, yang dipergunakan secara pribadi dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara pribadi dalam penyelenggaraan manajemen negara.
2. Arsip Statis, yang tidak dipergunakan secara pribadi untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umunya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari dministrasi negara.

Tujuan Arsip

1. Arsip menyediakan informasi. Informasi yang terdapat didalam arsip merupakan sejumlah data terolah dan terpilih yang disusun dengan teratur sehingga memudahkan manajer apabila membutuhkan informasi manajer tidak perlu tersandung kemampuan untuk mengingat-ingat sesuatu disamping itu manager yang ingin mengetahui kedudukan perusahaan sanggup memakai arsipnya sehingga ia sanggup menciptakan keputusan yang tepat.
2. Arsip memudahkan pengawasan. Arsip yang tersimpan rapih merupakan sumber yang sangat mempunyai kegunaan untuk mengadakan perbandingan antara hasil yang diperoleh dengan hasil yang diinginkan manager sanggup memakai standar pelaksanaan untuk mengukur hasil aktual dengan tindakan itu, ia sanggup memilih tingkat efisiensi dan efektifitas manajemen yang sedang dipimpinnya. Informasi yang diberikan arsip pada manager ditopang oleh alasan besar lengan berkuasa untuk mengadakan tindakan koreksi terhadap segala pemborosan dan penyimpangan
3. Arsip merupakan alat untuk menciptakan kebijaksanaan. Kendatipun kegunaan arsip dalam membentuk keputusan itu tidak langsung, arsip dianggap sebagai materi yang sangat mempunyai kegunaan untuk penafsiran analisa dan penentuan pilihan budi yang akan dilaksanakan. Kebijaksanaan seharusnya disusun menurut data sehingga sanggup melihat kecenderungan sebuah budi di masa yang akan datang.
4. Arsip memudahkan pembakuan kerja. Arsip yang distandarisasi menunjukkan akomodasi yang berarti bagi pemakai arsip itu, alasannya ialah arsip-arsip diseragamkan baik bentuknya maupun sistemnya, pemakai arsip itu mendapat akomodasi yang besar dalam penelusuran informasi.
5. Arsip memenuhi undang - undang. Banyak hal yang dimaksudkan kedalam arus sistem arsip sanggup menjadi materi pembuktian dari sudut aturan bukti-bukti itu bukan saja menyuruh manajer untuk menunaikan kewajibannya tetapi juga merupakan pemberian bagi perusahaan. Bukti-bukti yang tersimpan dalam arsip memudahkan manajer dalam pengaturan waktu.