Ruang Lingkup Sistem Warta Manajemen

Ruang lingkup sistem isu administrasi terdiri dari 4 lingkup. Sesuai dengan namanya, ruang lingkup sistem isu administrasi terdiri dari:

1. Data
2. Sistem 
3. Informasi
4. Manajemen

Ruang Lingkup Sistem Infomrasi Manajemen | source : prestashopmanager.com

1. Data

Salah satu kiprah sistem isu administrasi ialah mengumpulkan data kemudian dioleh sehingga data data tersebut menjadi sebuah isu yang berkhasiat bagi pihak yang membutuhkan.

Data yang bagaimana yang dikumpulkan dan dioleh oleh sistem isu administrasi ?

Data ialah fakta mentah yang masih belum mempunyai manfaat atau keuntungannya tidak optimal. Belum menjadi isu yang berkhasiat bagi perusahaan. Agar data bisa mempunyai manfaat yang optimal dan berguna, maka data perlu diolah oleh sistem isu manajemen.

Data yang dimaksud dalam sistem isu administrasi terdiri dari fakta dan angka mengenai perusahaan. Baik data yang berasal dari internal ataupun data yang berasal dari eksternal perusahaan.

# Data Internal

Data internal perusahaan menggambarkan kondisi internal perusahaan. Misalnya data pegawai, data keuangan, data biaya produksi, data persediaan dan lain sebagainya.

# Data Eksternal

Data eksternal peursahaan merupakan citra mengenai kondisi dan situasi yang ada diluar perusahaan atau yang bisa besar lengan berkuasa pada perusahaan. Contohya data pengguna produk, tingkat kepuasan konsumen, persebaran produk dan pangsa pasarnya. dan sebagainya.

Apabila dilihat dari jenisnya, maka data bisa dikelompokkan menjadi dua jenis, yaitu data kuantitatif dan data kualitatif.

# Data Kuantitatif

Data kuantitatif bisa tunjukkan dengan angka angka. Contoh data kuantitatif ialah jumlah biaya promosi, jumlah pegawai, biaya gaji, harga produk, kuantitas persediaan, jumlah materi baku dan lain sebagainya.

# Data Kualitatif

Data kualitatif ialah data yang tidak bisa ditunjukkan dengan angka angka, tapi disajikan dalam bentuk kata kata yang mempunyai arti/makna. Contoh data kualitatif ialah kepuasan konsumen, respon dan persepsi pelanggan terhadap produk yang gres diluncurkan dan lain sebagainya.

2 .Sistem

Sistem ialah campuran atau kumpulan dari banyak sekali elemen yang saling terhubung dan bekerja sama dalam satu kesatuan untuk mencapai tujuan.

Ruang lingkup sistem pada perusahaan ialah sistem isu mengenai hal hal yang berafiliasi dengan kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuannya. Sistem yang didesain untuk mengumpulkan seluruh data yang ada baik internal maupun eksternal perusahaan dan mengolahnya menjadi sebuah isu yang berkhasiat bagi perusahaan dan stakeholder yang berafiliasi dengan perusahaan.

3. Informasi

Informasi merupakan hasil dari pengolahan data yang mempunyai arti dan manfaat yang bisa dijadikan sebagai materi pertimbangan dalam pembuatan keputusan stakeholder perusahaan.

Informasi yang dihasilkan dalam lingkup sistem isu administrasi ialah isu yang berkualitas yang mempunyai manfaat yang optimal. Informasi harus relevan, akurat dan sempurna waktu.

# Relevan

Informasi dalam ruang lingkup sistem isu administrasi harus relevan. Informasi yang relevan didalamnya berisi isu informasi yang berkhasiat bagi pemakainya. Informasi yang mempunyai keterkaitan dengan kondisi dan situasi yang dialami oleh perusahaan dan yang kemungkinan akan dialami dimasa mendatang.

Misalkan, seorang manajer sumber daya insan (human resource)ingin mengetahui ihwal jumlah pegawai, kinerja bawahan, produktifitas karyawan namun diberikan isu mengenai laporan arus kas perusahaan. Maka isu arus kas perusahaan tersebut ialah isu yang TIDAK RELEVAN. 

Karena manajer SDM tidak mendapat manfaat apapun dari isu arus kas tersebut. Informasi tidak berkaitan dengan sumber daya manusia. Manajer SDM tentu tidak bisa menimbulkan isu laporan arus kas tersebut sebagai materi pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

Tentu hal yang berbeda jikalau isu laporan arus kas tersebut disajikan kepada manajer keuangan. Maka akan sangat relevan.

# Akurat

Informasi yang akurat menjadi syarat wajib dalam sistem isu manajemen. Informasi akurat merupakan isu yang sempurna presisi dengan kesalahan yang minimal. Informasi akurat akan diperoleh bila data data yang dioleh sebelumnya ialah data yang benar benar valid tidak dimanipulasi.

Karena isu akan digunakan sebagai materi pertimbangan dalam pengambilan keputusuan, ketidak-akuratan isu bisa mengakibatkan keputusan yang diambial akan merugikan. Salah dalam mengambil keputusan alasannya ialah isu yang dijadikan anutan ternyata tidak akurat.

# Tepat Waktu

Informasi sempurna waktu maksudnya ialah isu yang dihasilkan sistem isu administrasi tidak terlambat disajikan kepada pihak yang membutuhkan. Diterima dikala diperlukan. Informasi yang disajikan tidak sempurna waktu akan kehilangan sebagian bahkan keseluruhan nilai isu tersebut.

Kondisi dan keadaan internal dan eksternal perusahaan bisa dengan cepat berubah. Waktu bisa berjalan dengan cepat. Informasi yang tidak sempurna waktu akan berkurang keuntungannya bahkan tidak bermanfaat.

Ketika unsur diatas harus dipenuhi dalam sebuah pelaporan informasi. Apabila salah satu tidak dipenuhi, maka isu yang dihasilkan berkurang keuntungannya bahkan bisa menyesatkan.

4. Manajemen

Ruang lingkup administrasi berada pada proses maupun kegiatan yang dijalankan untuk mengelola perusahaan. Kegiatan yang dilakukan menyerupai melaksanakan perencanaan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengendalikan operasional perusahaan semoga tujuan perusahaan tercapai.

Tambahan:

# Sistem Informasi

Lingkup sistem isu pada perusahaan ialah menyangkut pengumpulan data transaksi harian, pengolahan, membantu operasional perusahaan, merumuskan metode yang akan dipakai, dan menginformasikan temuan hasil olah data yang dilakukan kepada pihak pihak yang membutuhkan.

Ada beberapa rujukan sistem informasi, berikut diantaranya :

1. Transaction Processing System (TPS)
2. Knowledge Work System (KWS) and Office Automation System (OAS)
3. Information Management System (IMS)
4. Decision Support System(DSS)
5. Group Decision Support System (GDSS)
6. Computer Support Collaborative Work System (CSCW)
7. Executive Support System (ESS)
8. Expert System (ES) and Artificial Inteligent (AI)

Baca lebih lanjut : Contoh Sistem Informasi Manajemen Dalam Perusahaan

Hal yang paling mencolok dari sistem isu manajemen (SIM) ialah penggunaan teknologi informasi. Khususnya komputer sebagai alat bantunya. 

Ruang lingkup sistem isu administrasi bisa dikatakan sebagai kombinasi antara sumber daya insan dan kemampuan komputer yang bisa mengumpulkan data, menentukan data, mengolah data, menyimpan data dan penggunaan data sampai menjadi sebuah isu yang dibutuhkan oleh pihak yang berkepentingan.